Den balance er den økonomiske situation i en virksomhed på et givet tidspunkt. For at afspejle dette tilstand, den balancen viser aktiverne (hvad organisationen ejer), de forpligtelser (sin gæld) og forskellen mellem dem (den nettoformue).
Balancen er derfor en slags fotografi, der fremstiller virksomhedens regnskabssituation på en bestemt dato. Takket være dette dokument får iværksætteren vigtige oplysninger om sin virksomhed, såsom tilgængeligheden af penge og status på hans gæld.
Virksomhedens aktiver består af de penge, det har i kontanter og banker, tilgodehavender, råvarer, maskiner, køretøjer, bygninger og jord.
For aktiver skal vi understrege, at disse normalt klassificeres i tre klart definerede typer:
Omsætningsaktiver. Blandt dem er de elementer, der let kan konverteres til kontanter. Derfor er inden for denne typologi de penge, der er i banken, og som der findes i virksomheden selv, konti, der forbliver tilgodehavende fra kunder, de kontroller, der skal indsamles, og hvad er de inventariske aktiver (materialer rå, færdige produkter, produkter under udarbejdelse…).
Anlægsaktiver. Under denne betegnelse inkluderer de al den ejendom og den personlige ejendom, som det pågældende firma har, og som er grundlæggende for udførelsen af sin aktivitet. Eksempler på aktiver af denne type er således køretøjer, møbler, jord, bygninger eller maskiner. Det er vigtigt at vide, at disse aktiver er underlagt det, der kendes under navnet afskrivning, det vil sige den slid, de lider af.
Andre aktiver. Denne klassificering inkluderer aktiver, der ikke hører til en af de to ovennævnte kategorier. Eksempler herpå er udgifter, der betales forskud.
Forpligtelser består derimod af gæld, bankforpligtelser og betalte skatter, blandt andre emner.
I tilfælde af passiver kan disse også klassificeres i tre kategorier:
Langsigtede passiver. Det er dem, som virksomheden skal betale inden for en periode på mere end et år.
Nuværende forpligtelser. Det er dem, som branchen skal betale på mindre end et år: fordele, overtræk, kredit…
Andre passiver. Det er dem, der ikke er inkluderet i nogen af de to foregående klassifikationer.
Det skal bemærkes, at balancen også er kendt som opgørelsen over den finansielle stilling. Dokumentet har normalt forskellige kolonner, som organiserer værdierne afhængigt af om de er aktiver eller passiver. Forskellen mellem disse er nettoværdien, det vil sige forskellen mellem hvad virksomheden har og hvad den skylder.
Ud over det faktum, at balance er nyttigt for virksomhedsejere, udføres deres forberedelse normalt af regnskabsspecialister. Revisorerne har ansvaret for at analysere numrene og vende dem til balancen. Når balancen er lukket, præsenteres den for iværksætteren eller den relevante leder, der træffer de tilsvarende beslutninger for ledelsen af virksomheden.